Controle op externe inhuur: zo ben je voorbereid

De Belastingdienst beoordeelt of iemand die als zzp’er voor je werkt, in werkelijkheid in loondienst is. Daarbij tellen alle feiten en omstandigheden mee, zoals:

• Gezag: wie bepaalt hoe, wanneer en waar het werk wordt gedaan?
• Inbedding: werkt de zzp’er mee in je organisatie zoals je eigen medewerkers?
• Ondernemerschap: heeft de zzp’er meerdere opdrachtgevers, eigen risico en eigen middelen?

Het contract is een startpunt, maar de dagelijkse praktijk weegt zwaar. Opdrachtgever en zzp’er beoordelen de arbeidsrelatie samen. Kijk voor voorbeelden op Praktijkvoorbeelden.

De Belastingdienst kan op drie manieren langskomen:

1. Bedrijfsbezoek: de inspecteur verzamelt informatie over je bedrijfsvoering en administratie. Je krijgt bijna altijd vooraf een aankondiging en er komt een rapport.
2. Waarneming ter plaatse: de inspecteur kijkt naar de dagelijkse gang van zaken, bijvoorbeeld wie er aan het werk is. Ook hiervan krijg je bijna altijd een aankondiging, maar niet altijd het moment.
3. Boekenonderzoek: een controle van je aangiften en administratie over een bepaalde periode. Dit wordt altijd vooraf aangekondigd.

Bij een controle op arbeidsrelaties vraagt de inspecteur meestal naar je overeenkomsten, facturen en de manier waarop de externe in de praktijk werkt.

Vaak blijkt dat de samenwerking klopt en volgt er geen actie. Stelt de Belastingdienst vast dat er sprake is van loondienst, dan kan zij:

• een correctieverplichting opleggen: je verwerkt de arbeidsrelatie alsnog als dienstbetrekking in je loonaangifte;
• een naheffingsaanslag loonheffingen opleggen over de periode die al voorbij is;
• vanaf 2026 een vergrijpboete opleggen, als er sprake is van opzet of grove schuld.

Naheffen kan niet verder terug dan 1 januari 2025. Alleen bij kwaadwillendheid of als een eerdere aanwijzing niet is opgevolgd, kan de Belastingdienst tot vijf jaar terug naheffen.

Met een compleet inhuurdossier per externe beantwoord je de vragen van een inspecteur snel. Zorg dat je in elk geval dit bij de hand hebt:

• de overeenkomst van opdracht en eventuele aanvullende afspraken;
• een duidelijke omschrijving van de opdracht of het resultaat;
• de facturen en betalingen;
• gegevens die het ondernemerschap laten zien, zoals de KVK-inschrijving;
• afspraken over vervanging, werkplek, werktijden en eigen middelen;
• vastgelegde momenten waarop je de samenwerking opnieuw hebt beoordeeld.

Gebruik je een modelovereenkomst? Bewaar die dan ook, maar onthoud dat de praktijk moet passen bij wat erin staat.

Een samenwerking kan in de loop van de tijd veranderen. De Belastingdienst raadt aan om regelmatig te controleren of er nog steeds geen sprake is van loondienst. Twijfel je? Dan heb je een paar opties:

• Vul samen met de zzp’er de Webmodule Beoordeling Arbeidsrelatie in. Die geeft een eerste indicatie.
• Pas de afspraken en de praktijk aan, zodat de zzp’er echt zelfstandig werkt.
• Kies een andere contractvorm, zoals detachering of payroll, als het werk eigenlijk onder jouw leiding en toezicht gebeurt.

Wil je dat iemand meekijkt? Met de Contractcheck leggen we je afspraken naast de praktijk en zie je wat je kunt aanscherpen.