Inhuurbeleid voor het mkb: in vijf stappen grip op inhuur

Leg vast in welke situaties je kiest voor een externe en wanneer vast personeel beter past. Veelvoorkomende redenen voor externe inhuur zijn:

• een tijdelijke piek in het werk;
• specialistische kennis die je niet in huis hebt;
• vervanging bij ziekte of verlof;
• een project met een duidelijk begin en einde.

Gaat het om structureel werk dat je eigen medewerkers ook doen? Dan is een vaste of tijdelijke medewerker in dienst vaak logischer dan een zzp’er.

Maak een eenvoudige beslishulp, zodat iedereen in je organisatie op dezelfde manier kiest:

• Zelfstandig uit te voeren opdracht met eigen expertise: een zzp’er, mits de samenwerking ook in de praktijk zelfstandig is.
• Werk onder jouw leiding en toezicht: uitzenden of detachering.
• Zelf iemand gevonden, maar geen werkgever willen zijn: payroll.

Twijfel je bij een opdracht? Leg die dan voor aan een vaste persoon of laat het toetsen voordat de samenwerking start.

Vaak huren verschillende afdelingen los van elkaar in. De manager kent de kandidaat, HR bewaart het contract en finance krijgt de factuur. Spreek daarom af:

• wie een inhuuraanvraag mag doen;
• wie het budget en de contractvorm goedkeurt;
• wie de overeenkomst tekent;
• wie het dossier beheert en verlengingen bewaakt.

In een kleine organisatie kan dat allemaal bij een of twee mensen liggen. Belangrijk is dat het voor iedereen duidelijk is.

Gebruik voor elke externe hetzelfde dossier. Zo vind je alles snel terug en zie je meteen wat ontbreekt:

• de overeenkomst en een omschrijving van de opdracht;
• de contractvorm en waarom je daarvoor kiest;
• bij inhuur via een bureau: de controle in het Wtta-register en de arbeidsvoorwaarden die je aan het bureau hebt doorgegeven;
• bij een zzp’er: gegevens over het ondernemerschap, zoals de KVK-inschrijving;
• facturen, betalingen en eventueel urenregistratie;
• de startdatum, einddatum en afspraken over verlenging.

Meer over het dossier bij inhuur via een bureau lees je op Inleners- en ketenaansprakelijkheid.

Een inhuurbeleid werkt alleen als je het blijft gebruiken. Houd daarom een overzicht bij van alle externen, met per persoon de contractvorm, de contractpartij en de einddatum. Plan daarnaast vaste momenten:

• Voor elke verlenging: past de contractvorm nog bij hoe de samenwerking nu loopt?
• Tijdens de samenwerking: controleer bij inhuur via een bureau of de Wtta-status van de uitlener nog klopt.
• Eens per jaar: loop het hele overzicht na en pas je spelregels aan als dat nodig is.

Zo voorkom je dat een opdracht ongemerkt verandert in werk dat eigenlijk bij loondienst hoort. Lees meer op Controle op externe inhuur.